Как заверить документы для суда: копии от гражданина и организации

Документы для суда представляют в подлиннике или в надлежащим образом заверенной копии. Гражданин заверяет копию своей подписью, организация заверяет копию подписью руководителя или уполномоченного работника, а подлинник берут в заседание для сверки. Нотариальная копия нужна, когда подлинник есть у стороны, но принести его в заседание нельзя. Если документ находится у другого лица, сторона просит суд истребовать его.

Нормы сверены по редакциям на 7 октября 2026 года.

Подлинник или копия: что подают в суд

Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии (часть 2 статьи 71 ГПК, часть 8 статьи 75 АПК). Процессуальные кодексы не раскрывают, что значит надлежащее заверение документа, который представляет сторона. Поэтому способ заверения выбирают по тому, кто выдал документ и кто его представляет.

В гражданском процессе подлинник представляют в трёх случаях: закон допускает подтверждение обстоятельства только подлинным документом; дело невозможно разрешить без подлинника; стороны представили копии одного документа с разным содержанием (часть 2 статьи 71 ГПК). В арбитражном процессе подлинник представляют, если обстоятельство по федеральному закону или иному нормативному правовому акту подтверждается только подлинным документом, а также по требованию арбитражного суда (часть 9 статьи 75 АПК).

Как заверить копию документа для суда физическому лицу

ГПК и АПК не содержат специального правила о том, как гражданин заверяет копию своего документа для суда. Суд при оценке копии проверяет, не изменилось ли содержание при копировании, каким способом сделана копия и как она хранилась (часть 6 статьи 67 ГПК). Поэтому гражданин берёт подлинник в заседание, и суд сверяет с ним копию.

Закон не устанавливает реквизитов заверительной надписи гражданина. На практике её оформляют по образцу надписи организации и включают в неё четыре элемента:

1. Слово «Верно» или слова «Копия верна».
2. Фамилию, имя и отчество гражданина.
3. Его подпись.
4. Дату заверения.

Если документ состоит из нескольких листов, на практике копию прошивают и заверяют на последнем листе либо заверяют каждый лист. Если копии заверяет представитель, право заверения указывают в его доверенности.

Нотариальная копия нужна, когда подлинник есть у стороны, но принести его в заседание нельзя, например потому что подлинник одновременно нужен в другом деле. Нотариус свидетельствует верность копии по предъявленному ему подлиннику (статья 77 Основ законодательства о нотариате). Суд и в этом случае вправе потребовать подлинник (часть 2 статьи 71 ГПК, часть 9 статьи 75 АПК).

Если подлинник находится у другой стороны или у третьего лица, нотариус не засвидетельствует верность его копии. Сторона просит суд истребовать документ, если не может получить его самостоятельно (часть 1 статьи 57 ГПК, часть 4 статьи 66 АПК).

Как организации заверить копию документа для суда

Национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2025, который с 18 августа 2025 года заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016, называет заверительную надпись отметкой о заверении копии и устанавливает её состав (пункт 5.26). Документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством (часть 1 статьи 26 Федерального закона «О стандартизации в Российской Федерации»), но эту форму принято использовать и для копий, которые организации представляют в суд.

Руководитель уполномочивает работника заверять копии приказом или доверенностью. Если копии заверяет представитель организации в суде, право заверения указывают в его доверенности.

Подпись заверившего отличается от подписи на самом документе. Суд при оценке документа проверяет, подписан ли он лицом, имеющим право скреплять документ подписью (часть 5 статьи 67 ГПК). Копия договора или акта показывает подписи сторон, которые проверяет суд, а заверительная надпись показывает, кто и когда сверил копию с подлинником.

Нотариальная копия и документ, полученный в органе заново

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти и местного самоуправления, юридическими лицами и гражданами (статья 77 Основ законодательства о нотариате). Свидетельствование верности копии и свидетельствование подлинности подписи относятся к разным нотариальным действиям. Свидетельствуя подлинность подписи, нотариус подтверждает только то, что подпись сделана определённым лицом, и не удостоверяет фактов, изложенных в документе (статья 80 Основ). Если вместо подлинника подают нотариальную копию, у нотариуса заказывают свидетельствование верности копии, а не подлинности подписи.

Вместо копии документа, выданного органом, можно получить в этом органе новую выписку или справку. Выписки из Единого государственного реестра недвижимости и Единого государственного реестра юридических лиц можно получить в электронном виде с квалифицированной электронной подписью органа. Такой электронный документ равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью, если закон не требует составлять документ только на бумаге (часть 1 статьи 6 Федерального закона «Об электронной подписи»). Его подают в суд в электронном виде.

Как подать копии документов в электронном виде

Исковое заявление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа (часть 1.1 статьи 3 ГПК, часть 1 статьи 41 АПК). Отсканированная копия бумажного документа называется электронным образом документа. Документы, которые подтверждают соблюдение условий подачи обращения, например документ об уплате госпошлины и доверенность, представляют в виде электронных образов, заверенных простой или усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подающего документы, либо в виде электронных документов (пункт 9 постановления Пленума Верховного Суда от 26 декабря 2017 года № 57). После принятия обращения суд вправе потребовать подлинники этих документов или их заверенные копии (там же).

Если копии представлены в электронном виде, суд вправе потребовать подлинники (часть 2 статьи 71 ГПК, абзац второй части 3 статьи 75 АПК). Поэтому подлинники стоит взять в заседание и после подачи документов через интернет.

Что делать, если другая сторона оспаривает копию

Если стороны представили копии одного документа с разным содержанием, в гражданском процессе представляют подлинник (часть 2 статьи 71 ГПК). Если другая сторона заявляет, что документ подложен, суд вправе назначить экспертизу или предложить сторонам представить иные доказательства (статья 186 ГПК). В арбитражном процессе заявление о фальсификации подают письменно, и суд рассматривает его по статье 161 АПК. Как проходит проверка подписи и чем грозит подделка, описано в статье о подделке подписи в документе.

Реквизиты, которые суд проверяет в накладных, актах и универсальных передаточных документах, перечислены в статье о первичных документах как доказательстве. Эти сведения пригодятся, если в споре о поставке или подряде другая сторона оспаривает копии таких документов.

Как зафиксировать фото и переписку для суда

Переписку по электронной почте и в мессенджерах сохраняют выгрузкой и снимками экрана, а представляют распечаткой и файлами; порядок разобран в статье об электронной переписке как доказательстве. Распечатку интернет-страницы заверяет лицо, участвующее в деле, с указанием адреса страницы и времени получения; так Верховный Суд разъяснил в постановлении о спорах об интеллектуальных правах, а состав сведений на снимке экрана приведён в статье о снимке экрана как доказательстве.

Фотографию распечатывают и в ходатайстве о приобщении указывают, кто, когда и где её сделал. Исходный файл хранят на устройстве, потому что по нему проверяют дату съёмки. Если страницу или переписку могут удалить до суда, их фиксирует нотариус протоколом осмотра; порядок и стоимость описаны в статье об обеспечении доказательств нотариусом.

Комплект документов для суда

1. Копии документов для суда, заверенные стороной, организацией или нотариусом.
2. Подтверждение того, что копии иска и приложений, которых нет у других участников дела, направлены им до подачи иска (пункт 6 статьи 132 ГПК, часть 3 статьи 125 и пункт 1 части 1 статьи 126 АПК).
3. Подлинники всех документов, копии которых поданы в суд, в том числе в электронном виде.
4. Новые выписки и справки органов, если старые могли устареть к дате заседания.

Адвокат собирает документы для иска или отзыва, определяет, какие из них понадобятся в подлиннике, и готовит комплект копий для суда и других участников дела. Условия работы приведены на страницах адвоката по гражданским делам и адвоката по арбитражным делам.

Частые вопросы

Статья носит информационный характер и не заменяет консультацию адвоката. Выводы суда зависят от документов и обстоятельств конкретного дела. Нормы и реквизиты сверяйте с первоисточниками на дату обращения.

Автор: Анцупов Дмитрий Владимирович

Адвокат, реестровый номер 50/8591, Адвокатская палата Московской области. Окончил Финансовый университет при Правительстве РФ. В юридической профессии с 2013 года, статус адвоката с 2017 года. Ведёт семейные, гражданские, наследственные, арбитражные и уголовные дела. Подробнее об авторе.