Как составить и подписать акт выполненных работ

Акт выполненных работ подтверждает, что подрядчик сдал результат, а заказчик его принял. По общему правилу заказчик оплачивает работу после сдачи результата, поэтому от содержания акта и от порядка его передачи зависит день, с которого подрядчик вправе требовать оплату.

Оформление акта и его оценка судом в споре об оплате относятся к разным задачам. Требования суда к акту, накладной и универсальному передаточному документу, а также условия, при которых действует односторонний акт, описаны в статье о доказательственной силе первичных документов.

Кто составляет акт и в какой момент

Гражданский кодекс не называет сторону, которая готовит проект акта. По статье 702 ГК подрядчик обязан сдать результат работы заказчику, а заказчик обязан принять результат и оплатить его. Подрядчик сдаёт результат и заинтересован в подтверждении сдачи, поэтому проект акта готовит он. Договор может возложить подготовку акта на заказчика, и тогда действует условие договора.

По пункту 4 статьи 753 ГК сдача результата работ подрядчиком и приёмка его заказчиком по договору строительного подряда оформляются актом, который подписывают обе стороны. В общих правилах о подряде акт назван в пункте 2 статьи 720 ГК как документ, удостоверяющий приёмку. К договору возмездного оказания услуг общие положения о подряде применяются по статье 783 ГК, если это не противоречит правилам об услугах и особенностям предмета договора. Поэтому акт об оказании услуг, предусмотренный договором, составляют по тем же правилам.

Срок составления акта в организации следует из части 3 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Первичный учётный документ оформляют при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, то непосредственно после его окончания. Для акта таким фактом служит сдача результата работ.

Закон не устанавливает обязательную форму акта

По части 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ формы первичных учётных документов определяет руководитель организации. Исключение сделано для организаций бюджетной сферы, формы для которых установлены по бюджетному законодательству. Единого бланка акта выполненных работ для остальных организаций закон не содержит.

Формы КС-2 «Акт о приёмке выполненных работ» и КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат» утверждены постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 года № 100 для учёта работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ. Стороны применяют эти формы, если так решил руководитель организации или если форма названа в договоре.

Форму акта стороны вправе утвердить приложением к договору. В этом случае состав сведений согласован до начала работ, и при приёмке сторонам остаётся проверить объём и качество. Вместо акта допускается универсальный передаточный документ. Его форму Федеральная налоговая служба предложила письмом от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@, и в перечне операций для этой формы названы передача результатов выполненных работ и подтверждение оказания услуг.

Какие сведения внести в акт

Обязательные реквизиты первичного документа перечислены в части 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ.

Перечень работ переносят в акт из сметы или приложения к договору без изменения формулировок. Совпадение формулировок позволяет соотнести каждую строку акта с договором и сметой. Подрядчик, который платит налог на добавленную стоимость, выделяет сумму налога в акте отдельной строкой по пункту 4 статьи 168 Налогового кодекса.

Замечания заказчика вносят в акт. По пункту 2 статьи 720 ГК заказчик вправе ссылаться на недостатки, обнаруженные при приёмке, если они оговорены в акте или в ином документе о приёмке либо там оговорена возможность последующего предъявления требования об их устранении. Поэтому в форме акта оставляют строку для замечаний, а при их отсутствии записывают, что заказчик принял работы без замечаний.

Акт подписывают лица с полномочиями. Директор общества с ограниченной ответственностью действует от имени общества без доверенности по подпункту 1 пункта 3 статьи 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Другим работникам общество выдаёт доверенность, и её номер и дату указывают рядом с подписью.

Печать в перечень обязательных реквизитов не входит. По пункту 5 статьи 2 закона № 14-ФЗ общество вправе иметь печать, а обязанность её использовать может быть предусмотрена федеральным законом. Акт заверяют печатью, если такое условие включено в договор.

Как передать акт заказчику

Передача акта состоит из трёх действий.

1. Подрядчик письменно сообщает заказчику о готовности результата к сдаче и предлагает дату приёмки.
2. Подрядчик подписывает два экземпляра акта и передаёт их заказчику вместе с документами, которые названы в договоре.
3. Заказчик осматривает результат, подписывает акт и возвращает один экземпляр подрядчику.

По пункту 1 статьи 753 ГК заказчик, который получил сообщение подрядчика о готовности к сдаче результата работ по договору строительного подряда, обязан немедленно приступить к приёмке. В остальных договорах подряда порядок приёмки определяет договор, как следует из пункта 1 статьи 720 ГК. Письменное сообщение полезно при любом виде работ, потому что оно подтверждает предъявление результата к приёмке.

Способ передачи акта выбирают по договору. Подрядчик вручает акт представителю заказчика под подпись на втором экземпляре, отправляет почтой с описью вложения и уведомлением о вручении либо направляет через оператора электронного документооборота. Отправка по электронной почте подходит, когда договор признаёт такую переписку надлежащим способом обмена документами.

По пункту 1 статьи 165.1 ГК юридически значимое сообщение влечёт последствия с момента доставки адресату или его представителю. Сообщение считается доставленным и тогда, когда оно поступило адресату, но не было вручено по обстоятельствам, которые зависят от него. По пункту 3 статьи 54 ГК юридическое лицо несёт риск неполучения сообщений, доставленных по адресу из единого государственного реестра юридических лиц. Поэтому подрядчик направляет акт по адресу из договора и по адресу из реестра, а почтовую квитанцию, опись и отчёт об отслеживании хранит вместе с договором.

В какой срок заказчик подписывает акт

Закон не устанавливает общего срока, в который заказчик обязан подписать акт. По пункту 1 статьи 720 ГК заказчик обязан осмотреть и принять работу в сроки и в порядке, которые предусмотрены договором. Поэтому срок приёмки записывают в договоре в рабочих днях со дня получения акта.

Если договор срока не содержит, применяется пункт 2 статьи 314 ГК. Обязательство без срока исполнения должно быть исполнено в течение семи дней со дня, когда кредитор предъявил требование о его исполнении, если иной срок не следует из закона, условий обязательства, обычаев или существа обязательства. Требование в этом случае содержится в сообщении подрядчика о готовности результата с просьбой принять работы.

По пункту 4 статьи 421 ГК условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание условия предписано законом или иными правовыми актами. Поэтому стороны вправе включить в договор условие о том, что работы считаются принятыми, если заказчик в срок приёмки не подписал акт и не направил мотивированный отказ. При споре подрядчику понадобятся доказательства того, что заказчик получил акт.

Как заказчик подписывает акт

Подпись заказчика без замечаний подтверждает, что результат принят. По пункту 3 статьи 720 ГК заказчик, который принял работу без проверки, лишается права ссылаться на явные недостатки, если иное не предусмотрено договором. Закон называет явными недостатки, которые можно установить при обычном способе приёмки.

Заказчик, который обнаружил недостатки, записывает их в акте и подписывает акт с замечаниями. В записи приводят перечень недостатков и срок их устранения. Подрядчик сообщает заказчику об устранении недостатков, после чего стороны подписывают акт об устранении недостатков или новый акт приёмки.

Скрытые недостатки нельзя установить при обычном способе приёмки. По пункту 4 статьи 720 ГК заказчик обязан известить о них подрядчика в разумный срок после обнаружения.

Отказ от приёмки допускается по пункту 6 статьи 753 ГК, когда недостатки исключают использование результата для цели, указанной в договоре строительного подряда, и не могут быть устранены подрядчиком или заказчиком. При отказе одной стороны от подписания в акте делают отметку об этом, и акт подписывает другая сторона, как предусмотрено пунктом 4 статьи 753 ГК. Односторонний акт суд вправе признать недействительным, только если признает мотивы отказа от подписания обоснованными.

Акт в электронном виде

По части 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ первичный учётный документ составляют на бумаге или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Электронный документ с квалифицированной электронной подписью признаётся равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью по части 1 статьи 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Документ с простой или неквалифицированной электронной подписью признаётся равнозначным бумажному в случаях, которые установлены нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Это правило закреплено в части 2 статьи 6 закона № 63-ФЗ. Поэтому условие об обмене актами через оператора электронного документооборота и о виде подписи стороны включают в договор.

Акт подписан, а заказчик не платит

По пункту 1 статьи 711 ГК заказчик обязан уплатить цену после окончательной сдачи результата работы, если договор не предусматривает предварительную оплату, а работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок. Срок оплаты после подписания акта стороны определяют в договоре. Услуги заказчик оплачивает в сроки и в порядке, которые указаны в договоре, по пункту 1 статьи 781 ГК.

Порядок действий после истечения срока оплаты описан в статье о том, что делать, когда заказчик не оплатил выполненную работу. Первым шагом служит претензия. По части 5 статьи 4 АПК спор о взыскании денег по договору передают в арбитражный суд по истечении тридцати календарных дней со дня направления претензии, если иные срок или порядок не установлены законом или договором. Текст претензии готовят по образцу претензионного письма об оплате задолженности.

Заказчик может оставить претензию без ответа или оспорить объём работ, и тогда долг взыскивают через суд. Адвокат Дмитрий Анцупов проверяет договор и акты, рассчитывает долг и неустойку, готовит претензию и иск. Условия работы приведены на странице об услуге по взысканию долгов.

Образец акта выполненных работ

Образец подходит для приёмки работ или услуг без замечаний. Стороны дополняют его должностями подписавших, единицами измерения по каждой строке и замечаниями заказчика, если они есть.

Образец содержит типовые формулировки. Перечень работ, цену и порядок приёмки стороны заполняют по условиям своего договора.

Частые вопросы

Кто составляет акт выполненных работ?

Проект акта готовит подрядчик или исполнитель, потому что он сдаёт результат. Договор может возложить подготовку акта на заказчика. Акт подписывают обе стороны.

Сколько времени даётся на подписание акта выполненных работ?

Срок приёмки устанавливает договор по пункту 1 статьи 720 ГК. По договору строительного подряда заказчик обязан немедленно приступить к приёмке после сообщения подрядчика о готовности результата. Если договор срока не содержит, применяется пункт 2 статьи 314 ГК о семи днях со дня предъявления требования.

Когда на акте выполненных работ нужна печать?

Печать не входит в обязательные реквизиты первичного документа по части 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ. Акт заверяют печатью, если такое условие включено в договор.

Как подписать акт, если у заказчика есть замечания?

Заказчик записывает недостатки в акте и подписывает его с замечаниями. По пункту 2 статьи 720 ГК заказчик вправе ссылаться на недостатки, обнаруженные при приёмке, если они оговорены в акте или в ином документе о приёмке.

Когда применяют формы КС-2 и КС-3?

Формы КС-2 и КС-3 применяют, если их утвердил руководитель организации или если они названы в договоре. По части 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ формы первичных документов определяет руководитель организации.

Какой шаблон подходит для акта выполненных работ?

Подойдёт форма, в которой есть семь обязательных реквизитов первичного документа и строка для замечаний заказчика. Такую форму стороны утверждают приложением к договору.

Статья носит информационный характер и не заменяет консультацию адвоката: выводы суда зависят от документов и обстоятельств конкретного дела. Нормы и реквизиты сверяйте с первоисточниками на дату обращения.